Le courrier électronique est devenu un outil essentiel pour la majorité des gens et tout particulièrement si vous êtes dans les affaires. Quelle merveilleuse façon de communiquer rapidement, me direz-vous ! Toutefois, une utilisation inadéquate peut aussi nuire à la réputation devotre service à la clientèle.
Le retour de vacances étant pour certains un véritable fardeau en ce qui concerne la gestion de la boîte courriel, voici donc quelques conseils qui vous guideront en ce sens.
Non seulement il faut préciser la date de votre retour, mais une plage horaire pour le retour de vos courriels. Par exemple, « Je serai en mesure de vous répondredans les 24 heures suivant mon retour de vacances le 24 septembre prochain ». Ou bien, « d’ici la fin de la journée du 24 septembre », ou de façon plus détailléeencore, « avant 17 h le 24 septembre prochain ».
Ayant eu dernièrement à demander des soumissionspour le projet d’un client, j’ai vite déchanté par rapport à l’une des trois entreprises qui, non seulement a pris plus de trois jours pour me répondre, mais en plus, il a fallu que je la relance. Pas besoin de vous dire que ça ne partait pas très bien et que cela est loin de m’avoir inspiré confiance pour la suite.
La règle est simple : dès que vous le pouvez dans la journée, fin d’avant- midi ou fin d’après-midi. L’idée est de ne jamais dépasser plus de 24 heures. Si vous croyez ne pas être en mesure de répondre dans les 24 heures, programmez au moins un message indiquant que vous avez reçu le courriel et donnez avec précision les délais de retour. Le fameux « dès que possible » n’est pas la meilleure réponse.
Voilà donc mes conseils d’usage pour maintenir votre service client à la hauteur des attentes de votre clientèle.
Coup de cœur de septembre
Ce mois-ci, je pourrais donner mon coup de cœur àplusieurs de mes clients et contacts d’affaires, car une majorité d’entre eux me répondent dans les règles de l’art.Mais comme je dois sélectionner une seule personne, je nomme Mme Réjeanne Alain, qui est coordonnatrice desProducteurs et productrices acéricoles du Québec (PPAQ).
Lors d’un mandat, plusieurs communications courriel sontnécessaires avant la formation. Or, je dois souligner la promptitude et le grand professionnalisme avec lesquelsMme Alain me répond toujours. C’est vraiment un plaisir de travailler pour elle et son équipe !
